Để giải phóng con người khỏi những công việc mang tính chất lặp đi lặp lại nhàm chán thì RPA đã ra đời. Vậy bạn có biết RPA là gì không? RPA có những tính năng gì? Những ngành nào được hưởng lợi từ RPA? Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu ngay nhé!
Contents [hide]
RPA là gì?
Định nghĩa RPA là gì?
RPA là viết tắt của Robotic Process Automation, dịch ra có nghĩa là “Tự động hóa quy trình bằng robot”. Nó chỉ một loại robot được tích hợp phần mềm có khả năng bắt chước, thực hiện các hoạt động của con người.
Robot được thiết kế để tự động hóa, tối ưu hóa cũng như giải quyết chính xác các công việc lặp đi lặp lại. Với công nghệ “bắt chước” con người thì robot được trang bị khả năng tìm kiếm thông tin, xử lý dữ liệu, giao tiếp với các hệ thống cũng như thực hiện các thao tác một cách chính xác, hiệu quả và nhanh chóng.
Robot sẽ được kết nối đa hệ thống, đa nền tảng đã được số hóa và thực hiện nhịp nhàng giữa các hệ thống theo các quy tắc do con người đã quy định. Robot làm việc giống như con người mà không cần phải có sự can thiệp của con người.
Thông qua việc thu thập các dữ liệu mà RPA sẽ mô phỏng các thao tác lặp đi lặp lại thường xuyên và thay thế cho con người để xử lý các tác vụ kỹ thuật số như: diễn giải, kích hoạt hoặc giao tiếp với ứng dụng, hệ thống…
RPA gồm những loại nào?
- Attended Robot: Robot này cần sự giám sát của con người trong lúc làm việc để tự động hóa quy trình.
- Unattended Robot: Robot có thể hoạt động mà không cần đến con người giám sát tức là nó có thể tự đưa ra quyết định. Con người chỉ cần thiết lập thời gian cố định là được.
- Hybrid Robot: Kết hợp của 2 loại trên nhưng Hybrid RPA thì lại ít được sử dụng. Mặc dù nó sở hữu các ưu điểm của cả 2 loại tự động trên nhưng trong thực tế thì việc tích hợp Hybrid Automation vào quy trình doanh nghiệp lại vô cùng phức tạp bởi nó đòi hỏi đúng công cụ và phải đúng nhân sự vận hành.
Tính năng nổi bật của RPA
- Phần mềm có giao diện thân thiện nên dễ dàng thao tác và sử dụng. Thiết kế quy trình tự động hóa phù hợp với cả những cá nhân không có kiến thức lập trình.
- RPA được tích hợp đầy đủ các tính năng để hỗ trợ người dùng như: thiết kế quy trình, lập lịch để giám sát, theo dõi, thực thi các quy trình được thiết lập.
- Có thể quản lý từ xa nhiều bot trong cùng một thời điểm cũng như theo dõi theo thời gian thực hiện.
- Độ bảo mật cao và có thể để ẩn trong PC. Điều này người dùng vừa có thể làm việc và vừa chạy bot đồng thời.
- Người dùng có thể tương tác và trang đổi với nhau thông qua chatbot.
- Kết hợp cùng với một số giải pháp số hóa khác như: xác minh hóa đơn điện tử, nhận diện các văn bản điện tử, hỗ trợ AI thu thập và phân tích dữ liệu…
RPA hoạt động như thế nào?
Tự động hóa quy trình bằng robot bao gồm có 4 giai đoạn cốt lõi như sau:
- Lập kế hoạch: Trong giai đoạn này thì các quy trình sẽ tự động hóa được xác định. Nó bao gồm xác định đối tượng thử nghiệm, hoàn thiện phương pháp triển khai và xác định lộ trình rõ ràng để triển khai RPA.
- Thiết kế và phát triển: Trong giai đoạn này thì bạn bắt đầu phát triển quy trình công việc tự động hóa theo kế hoạch đã được thống nhất.
- Triển khai và thử nghiệm: Giai đoạn này thì thường bao gồm việc thực thi bot. Mọi sự cố ngừng hoạt động không mong muốn đều sẽ được xử lý trong quá trình triển khai. Để đảm bảo hoạt động chính xác thì việc kiểm tra lỗi và lỗi của các bot này là rất quan trọng.
- Hỗ trợ và bảo trì: Cung cấp hỗ trợ liên tục để xác định và khắc phục các lỗi tốt hơn.
Lợi ích – thách thức khi áp dụng RPA là gì?
Lợi ích của RPA
- Sử dụng nguồn nhân lực tốt hơn: RPA sẽ giúp nhân viên đỡ mất công sức cho các nhiệm vụ ít giá trị và lặp đi lặp lại. Từ đó họ có thể tập trung vào những công việc mang lại giá trị lớn hơn cho doanh nghiệp.
- Cải thiện điểm tiếp xúc với khách hàng: Khi sử dụng RPA để đẩy nhanh các quy trình tương tác trực tiếp với khách hàng thì hiệu quả sẽ được nâng cao. Từ đó giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng và thúc đẩy lòng trung thành của họ.
- Chi phí thấp hơn: Các bot RPA thực hiện công việc của con người với mức chi phí thấp.
- Cải thiện phân tích dữ liệu để hiểu được hoạt động quản lý quy trình làm việc của bạn. Mỗi bot sẽ tạo ra một tệp nhật ký hoạt động để bạn có thể theo dõi mức độ hiệu quả của các chức năng mà ác bot đang thực hiện.
- Cải thiện khả năng mở rộng quy mô: Thực tế thì bạn không thể mở rộng quy mô của một nhóm nhân viên như là cách bạn có thể mở rộng quy mô và phạm vi tiếp cận của một nhóm bot tự động hóa. Khi sử dụng phần mềm RPA thì bạn có thể dễ dàng sao chép và lập trình các bot để thực hiện một bộ quy trình tương tự.
- Bảo mật tốt hơn: Các bot RPA tuyệt đối sẽ không bao giờ quên đăng xuất. Bạn có thể đặt bot thành “hết thời gian chờ” để hệ thống của bạn không thể truy cập vào thời điểm cần thiết. Từ đó giảm nguy cơ bị tin tặc độc hại tấn công.
Thách thức khi áp dụng RPA
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Chi phí đầu tư ban đầu phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, đặc biệt là độ phức tạp của bot.
- Đòi hỏi người lập trình phần mềm cần phải có các kiến thức tổng quan lớn: RPA có thể ứng dụng vào đa dạng các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, tại những lĩnh vực mà các tác vụ có độ phức tạp cao như là kế toán, ngân hàng hay tài chính… thì lập trình viên RPA cần phải có kiến thức tổng quan.
- RPA được ứng dụng cho tác vụ có tính quy luật, quy trình để triển khai. Do đó mà doanh nghiệp cần phải thiết lập quy trình cần thiết chuẩn hóa thông tin, dữ liệu đầu vào…
- Yêu cầu kết nối và tương thích hệ thống CNTT, hệ thống vận hành nội bộ với nền tảng RPA. Hiện nay nhiều doanh nghiệp sở hữu hạ tầng CNTT phức tạp có tính đặc thù. Vì vậy muốn triển khai thành công RPA thì cần phải đảm bảo khả năng kết nối, tính tương thích giữa công nghệ RPA với hệ thống CNTT, hệ thống vận hành nội bộ…
Một số ứng dụng của RPA là gì?
- Chăm sóc sức khỏe: Trong ngành chăm sóc sức khỏe thì nó sẽ giúp ích trong các cuộc hẹn, nhập dữ liệu của bệnh nhân, thanh toán…
- Bán lẻ: Đối với ngành bán lẻ thì nó giúp cập nhật đơn hàng, gửi thông báo, vận chuyển sản phẩm, theo dõi đơn hàng…
- Viễn thông: Đối với ngành viễn thông thì nó sẽ giúp giám sát, quản lý dữ liệu gian lận và cập nhật dữ liệu của khách hàng.
- Ngân hàng: Ngành ngân hàng sử dụng RPA để đạt hiệu quả cao hơn trong công việc, tính chính xác trong các dữ liệu và bảo mật dữ liệu.
- Bảo hiểm: Các công ty bảo hiểm thường sử dụng RPA để quản lý các quy trình làm việc, nhập dữ liệu của khách hàng và cho các ứng dụng khác.
- Sản xuất: Đối với ngành sản xuất thì các công cụ RPA giúp làm thủ tục chuỗi cung ứng. Nó sẽ giúp thanh toán các tài liệu, quản trị, dịch vụ khách hàng, báo cáo, di chuyển dữ liệu…
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi liên quan đến RPA là gì. Hy vọng sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về RPA cũng như lợi ích khi áp dụng RPA vào hoạt động của mình. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác thì hãy để lại bình luận bên dưới bài viết này nhé!
